La peligrosa trampa del correo electrónico que mata la productividad

Email

Sean sinceros: ¿Cuántas veces consultas a lo largo del día su correo electrónico? ¿En cuantas ocasiones abres la aplicación y acabas perdiendo muchísimo tiempo contestando a algo que, a todas luces, no era urgente? Es esta una de las mayores trampas en la jornada laboral que acaba matando cualquier atisbo de productividad. Esquivarla es, en ocasiones, muy complicado, pero imprescindible.

Pero, ¿cuáles son las razones para consultar casi cada minuto el correo? Pueden ser muy variadas y he aquí algunas:

  • Por la organización interna del trabajo en la empresa: absolutamente todas las comunicaciones son por correo electrónico.
  • Por el mal hábito de querer contestar al minuto. Habituar a tus compañeros, clientes o socios a responder al instante es un error del que es muy difícil desembarazarse.
  • Inseguridad.
  • El falso mito de avanzar. Contestar emails, dejando a un lado las tareas que tenías previstas, no supone un avance sino, más bien, todo lo contrario.

Los peligros

Es posible que pienses que exagero, pero si, realmente, valoras tu tiempo y la gestión de éste, no lo harás. No hay mayor frustración que una jornada interminable en la que, a pesar del esfuerzo y la tensión mental, no se ha logrado un avance real y no se han conseguido las tareas imprescindibles marcadas con anterioridad.

Por eso, hay que tener en cuenta tres de los principales peligros que tiene caer en la trampa del correo:

  • La distracción. Siempre que abras el correo encontrarás un mensaje que deberás contestar o uno que te invita a hacer clic. Es justo en ese momento en el que se pierde el foco y comienza el ‘naufragio’.
  • Falsa sensación de que se hacen cosas. Has contestado dos correos, ninguno urgente, tras lo cual has perdido 15 minutos de tu valioso tiempo y, lo que es más grave, la concentración en tu tarea principal.
  • La procastinación o el continuo aplazamiento de los trabajos programados. Al comienzo de la jornada (o, mejor incluso, a última hora del día anterior), se planifican las tareas prioritarias, las importantes y el resto. Si al final del día, has consultado más de una treintena de veces tu correo pero no has concluido ni uno solo de los objetivos propuestos, tienes un problema.

Algunos consejos

Si después de leer esto, crees honestamente que debes corregir este mal hábito, puedes ponerte manos a la obra. El mejor consejo es, como siempre, utilizar el sentido común. Es por eso que se pueden poner en marcha algunas medidas de ‘contención’:

  • Eliminar las notificaciones en el ordenador. Ni sonidos, ni ventanas. Es la mejor forma de evitar la tentación de abrirlo.
  • Cambiar el chip. No sólo con tu bandeja de entrada sino con la de los demás. Ni tú debes ser un profesional a un correo electrónico pegado, ni con los que comunicas tampoco. Es una cuestión de prioridades.
  • Establece horarios. Cada dos horas, tres veces al día… Un patrón de consulta con la que se lleve un cierto orden y se logre el equilibrio necesario entre la atención a un modo de comunicación necesario y la distracción continua.

Ser consciente del problema y no poner remedio no tiene sentido. Si has caído en demasiadas ocasiones en esta particular trampa de la productividad, deberías cambiar de hábitos.

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Imagen | Wiertz Sébastien

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  • Juan Toro

    Totalmente de acuerdo.
    Yo soy uno de esos.. lo tengo todo organizado en mi gestor de correo electrónico. Plantillas para contestar, email guardados por si acaso.
    Los tiempos de lectura los tengo puestos a 30 minutos, y cuando termino una tarea y empiezo otra, inconscientemente vuelvo a abrir el correo.

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